Cos’è un’apostilla o apostille?

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L’apostille è una certificazione approvata dalla Convenzione dell’Aia del 1961 per certificare l’autenticità della firma del documento e per abolire l’obbligo di legalizzazione diplomatica o consolare per i documenti pubblici stranieri.

Attraverso la cosiddetta Apostille dell’Aia, un paese firmatario della Convenzione dell’Aia riconosce l’efficacia legale di un documento pubblico emesso in un altro paese firmatario di tale Convenzione.

La procedura di legalizzazione unica consiste nel fatto che il paese in cui il documento è stato emesso appone un timbro o iscrizione sul documento pubblico stesso che certifica l’autenticità di tale documento. Il certificato è allegato al documento originale affinché quest’ultimo sia valido in altri paesi.

I documenti emessi in un paese della Convenzione che sono stati certificati da un’apostille dovrebbero essere riconosciuti in qualsiasi altro paese della Convenzione senza ulteriore autenticazione.

Ogni paese ha un organismo che certifica i documenti pubblici, per esempio, in Spagna la procedura si svolge presso l’Alta Corte di Giustizia di ogni Comunità Autonoma o presso il Collegio dei Notai, a seconda del tipo di documento.

A quali documenti si applica l’Apostille?

L’apostille si applica solo ai documenti pubblici, e può essere applicata a:

a) I documenti che siano stati emessi da un’autorità o da un funzionario legato alla giurisdizione dello Stato, compresi quelli che provengono dall’ufficio del pubblico ministero o da un impiegato, ufficiale o agente giudiziario.

b) Documenti amministrativi.

c) Certificazioni ufficiali che siano state poste su documenti privati, come la certificazione della registrazione di un documento, la certificazione della certezza di una data, e le autenticazioni ufficiali e notarili di firme su documenti di natura privata.

Tuttavia, non si applica a:

a) Ai documenti rilasciati da funzionari diplomatici o consolari (che sono già presunti autentici).

b) Documenti amministrativi direttamente legati a una transazione commerciale o doganale (che in genere hanno altri meccanismi di verifica della loro autenticità).

c) Documenti che, in applicazione di altre convenzioni internazionali, siano esenti da legalizzazione o apostille.

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